Monday, February 21, 2011

Surat Masal Microsoft word 2007 (mail merge)

    Pernahkah anda membuat surat undangan untuk orang banyak menggunakan Microsoft word? Tentunya anda akan membutuhkan waktu yang lama untuk mengganti data/nama orang yang anda kirimi surat bila menggunakan metode copas. Tentunya anda tidak ingin seperti itu. Ataukah anda menngprint surat tanpa data orang yang dituju, kemudian menulisnya? itu membuat surat undangan anda terkesan kurang modern dan sebagian orang tidak suka tulis manual.
    Dari masalah diatas saya memiliki suatu metode yang lebih ampuh, yaitu menggunakan fasilitas mail merge. Langkah-langkahnya sebagai berikut :

1. Buat data orang-orang yang anda kirimi surat menggunakn ms.excel
Data yang anda masukan misalnya nama, alamat, dan data lain, data dibuat vertikal. pada bagian atas data harus diberi identitas. misal kamu menulis data alamat recipient pada komol A, maka pada bagian paling atas kolom A beri nama alamat.
kemudian save data tersebut.

2. Buat surat anda
Buat surat anda tapi kosongi bagian data orang yang anda kirimi surat.

3. Setting surat anda
 klik “start mailing merge” pada toolbar mailings, pilih step by step mail merge wizard.
a. Step 1, pilih "letter".
b.Next ke step 2, pilih “use current document”
c. Step 3, pilih “use an existing list”, kemudian "browse" dan pilih file ms.excel yang Telah dibuat.
d. Pilih "sheet 1" jika anda menempatkan data pada "sheet 1" (default). OK
e. Pastikan semua data tercentang(v) step 3 selesai
f. next terus ke step 5
g. Tempatkan cursor pada tempat yang ingin kita sisipi data(nama,alamat). Klik insert merge field pada toolbar mailings, pilih data yang ingin disisipi misal "nama".
h. Lihat data-data dengan mengklik panah recipient di "step by step mail merge" tadi
l. Mailings>finish merge>edit individual document>all, untuk mengkopi surat beserta data2nya pada satu dokumen.

4. Langkah terakhir tinggal print deh

Gampang kan????

kalo pake ms.word 2003 intinya sama tinggal cari sub menu mail merge aja, sama munculin toolbar mail merge.

No comments:

Post a Comment

Blog lainku

Popular Posts